Cuando diriges una empresa o gestionas un equipo, hay decisiones aparentemente pequeñas que pueden tener un impacto enorme: ¿es obligatorio pagar dietas a los trabajadores si tu equipo se desplaza? ¿Qué dice la ley exactamente? ¿Y si no está recogido en el convenio, aún así hay que pagarlas?
Lo cierto es que este tema genera muchas dudas… y también muchos errores. Algunas empresas las pagan sin estar obligadas. Otras no las pagan, y luego enfrentan reclamaciones. Y la mayoría navega entre el “me han dicho que…” y el “yo creo que…”, con un riesgo legal y fiscal innecesario.
En este artículo vamos a aclararlo todo: qué son exactamente las dietas laborales, cuándo hay que pagarlas, qué dice la normativa actual y qué puedes hacer como empresa para gestionarlas bien.
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Vamos al grano.
¿Qué son las dietas laborales y por qué importan?
Cuando hablamos de “dietas” en el ámbito laboral no nos referimos a restricciones alimenticias, sino a una compensación económica que cubre los gastos que tiene un trabajador cuando se desplaza fuera de su lugar habitual de trabajo.
En otras palabras: si un empleado tiene que salir de su oficina o ciudad para realizar tareas por cuenta de la empresa (por ejemplo, visitar a un cliente, acudir a un curso, trabajar en una sede distinta…), los gastos que tenga por comer fuera, dormir en un hotel o desplazarse pueden ser compensados por la empresa. Y eso es lo que llamamos dietas laborales.
Tipos de dietas
Lo habitual es que se dividan en:
- Manutención: cubre desayunos, comidas y cenas fuera de casa.
- Alojamiento: noches de hotel o similares si el trabajador debe pernoctar.
- Transporte: desplazamientos en coche propio, taxi, tren, avión…
Estas dietas no son salario, lo cual es importante porque no cotizan a la Seguridad Social ni tributan en el IRPF (siempre que estén dentro de los límites legales).
¿Por qué son importantes?
Porque afectan directamente al bolsillo del trabajador… y al de la empresa. Si no se regulan bien, pueden generar malentendidos, tensiones e incluso inspecciones. Por ejemplo:
- Si el trabajador asume estos gastos y no se le compensan, puede reclamarlo.
- Si la empresa los paga sin justificarlos bien, puede tener problemas con Hacienda.
- Si no hay política clara, cada caso se convierte en un problema.
Por eso muchas empresas deciden establecer una política interna de dietas, incluso aunque no estén obligadas, para garantizar claridad, previsión y buen clima laboral.
En el siguiente apartado veremos si legalmente estás obligado a pagar estas dietas y qué factores lo determinan.
¿Es obligatorio pagar dietas? Normativa y convenios
Aquí viene la gran pregunta: ¿estás legalmente obligado a pagar dietas a tus trabajadores?
La respuesta corta es: depende.
La larga, vamos a verla paso a paso.
Lo que dice el Estatuto de los Trabajadores
El Estatuto no impone de forma general la obligación de pagar dietas. Pero sí establece que, si un trabajador realiza desplazamientos por cuenta de la empresa, debe ser compensado de algún modo. ¿Cómo? A través del convenio colectivo aplicable o de lo que se acuerde por contrato individual.
Es decir, la clave está en el convenio.
Si el convenio colectivo de tu sector o de tu empresa establece que se deben abonar dietas en determinadas circunstancias, es obligatorio cumplirlo. Si no se recoge nada, no hay una obligación general, pero sí deberías cubrir los gastos si el desplazamiento ha sido ordenado por la empresa y el trabajador ha incurrido en gastos necesarios para cumplir su trabajo.
¿Y si no hay convenio o este no dice nada?
En ese caso, no hay obligación legal automática de pagar dietas. Pero atención: si el trabajador puede demostrar que ha hecho un gasto necesario para su labor y que tú como empresa se lo pediste (por ejemplo, ir a otra ciudad para una reunión), podrías estar obligado a compensarlo igualmente.
Además, muchas empresas pactan las dietas directamente en el contrato laboral. Es decir, aunque no haya convenio, tú puedes decidir establecer una política interna de dietas con tus condiciones. Eso sí, si lo haces y lo aplicas de forma sistemática, se puede entender como un derecho adquirido por los trabajadores.
El gran consejo
Si no quieres sorpresas ni conflictos:
- Revisa el convenio aplicable a tu empresa.
- Define una política interna clara de dietas, incluso aunque no estés obligado.
- Sé coherente: si pagas dietas a unos sí y a otros no, podrías tener problemas por trato desigual.
En la siguiente sección veremos qué límites fiscales existen, cuánto puedes pagar sin que Hacienda lo considere salario encubierto, y cómo hacerlo bien a nivel tributario.
Límites fiscales y tributarios 2025
Una de las principales dudas que tienen las empresas cuando deciden pagar dietas es: ¿cuánto se puede pagar sin que Hacienda considere que es salario? La respuesta está en los límites marcados por la Agencia Tributaria.
Límites exentos de tributación
Los importes que puedes abonar en concepto de dietas están exentos de cotización y de tributación en IRPF siempre que no superen ciertos límites y se cumplan los requisitos formales. Estos son los valores actualizados a 2025:
- 26,67 euros al día para gastos de manutención en territorio nacional, sin pernocta.
- 53,34 euros al día si el trabajador pernocta fuera del municipio habitual.
- 48,08 euros al día si el desplazamiento es al extranjero, sin pernocta.
- 91,35 euros al día si el desplazamiento es al extranjero y con pernocta.
Además, si el trabajador utiliza su coche particular para desplazarse por motivos laborales, puedes abonar hasta 0,26 euros por kilómetro recorrido, también exento, siempre que esté debidamente justificado.
Estos importes no tributan ni se cotizan, pero si los superas, la parte que exceda se considera salario y por tanto, debe incluirse en la base de cotización y tributar en el IRPF del trabajador.
Qué documentos necesitas conservar
Para que estas dietas sean fiscalmente seguras y no te den problemas en una inspección, es fundamental:
- Solicitar factura a nombre de la empresa o del trabajador (no basta con un ticket).
- Registrar correctamente el gasto en la contabilidad.
- Pagar con tarjeta o medio electrónico, evitando el efectivo.
- Justificar que el gasto ha sido en horario laboral y por necesidad profesional.
- No abusar de los fines de semana, festivos o comidas sin relación directa con la actividad.
En definitiva, la clave está en cumplir los límites y guardar todas las pruebas. Hacienda no suele poner problemas si todo está bien documentado, pero si falta algo (como la factura o la justificación del desplazamiento), puede considerar ese gasto como no deducible.
Pasos para implementar una política de dietas en la empresa
Si no estás obligado por convenio, pero decides cubrir las dietas de tus trabajadores, lo más inteligente es dejarlo bien definido por escrito. Esto no solo evita malentendidos, también protege legalmente a la empresa y al trabajador.
Aquí tienes los pasos clave para crear e implantar una política interna de dietas clara y eficaz.
1. Define en qué casos se abonarán dietas
Deja por escrito qué situaciones generan derecho a dieta:
- Desplazamientos fuera del centro habitual de trabajo.
- Jornadas que impliquen pernocta fuera del municipio.
- Asistencia a eventos, reuniones, formaciones…
Cuanto más detallado, mejor. Así evitarás interpretaciones erróneas.
2. Establece importes y límites
Puedes ceñirte a los límites marcados por Hacienda para evitar problemas fiscales (por ejemplo, 26,67 euros diarios sin pernocta), o establecer otros propios si decides cubrir más.
Lo importante es dejar claro:
- Qué cuantías se pagan.
- Si se abonan por anticipado o se reembolsan tras justificar el gasto.
- Si hay diferencias según categorías profesionales o tipo de desplazamiento.
3. Exige documentación formal
Esto es vital para deducir el gasto en la contabilidad:
- Facturas con todos los datos fiscales.
- Justificantes del motivo del desplazamiento.
- Registro del viaje o misión asignada.
Es preferible evitar el uso de tickets simples o pagos en efectivo.
4. Refleja la política en el contrato o manual interno
Puedes incluir una cláusula en el contrato de trabajo o recogerlo en un manual interno firmado por ambas partes. Esto le da carácter vinculante y evita reclamaciones futuras.
Un ejemplo de cláusula básica:
“La empresa abonará al trabajador dietas por desplazamientos fuera del centro habitual de trabajo, de acuerdo con los importes y condiciones fijadas en el anexo de política de dietas.”
5. Sé coherente y transparente
Una política que solo se aplica a algunos trabajadores genera conflictos. Asegúrate de aplicarla con criterios objetivos y de comunicarla bien al equipo desde el primer día.
Casos prácticos: cómo gestionan las dietas otras empresas
Vamos a aterrizar toda esta teoría en ejemplos reales. Porque a veces, lo que más ayuda a decidir es ver cómo lo han hecho otros en situaciones similares. Aquí tienes tres escenarios que ilustran cómo distintas empresas abordan el pago de dietas.
Caso 1: Empresa pequeña sin convenio
Una agencia de marketing de 6 personas, con sede en Málaga, no está sujeta a convenio colectivo y nunca había regulado formalmente las dietas. Cuando una empleada tuvo que desplazarse tres días a Sevilla para asistir a un congreso en nombre de la empresa, surgieron las dudas: ¿tenían que pagarle hotel, comidas, transporte?
La solución: el gerente decidió establecer una política interna sencilla, basada en los límites de Hacienda, y la compartió por escrito con todo el equipo. Desde entonces, cuando alguien viaja, sabe exactamente qué puede gastar y cómo justificarlo. Y la empresa deduce esos gastos sin problemas.
Caso 2: Empresa industrial con convenio claro
Una empresa del sector logístico, sujeta a un convenio que especifica dietas por desplazamiento, estaba abonando importes distintos según el destino, a discreción del responsable de área.
El problema vino cuando un trabajador reclamó retroactivamente los importes exactos marcados por convenio, superiores a lo que se le había pagado. La empresa tuvo que abonar la diferencia, con recargo.
Lección aprendida: si hay convenio, no es opcional. Hay que aplicar lo pactado, y hacerlo de forma sistemática.
Caso 3: Startup tecnológica con muchos viajes
Una startup en expansión, con varios equipos comerciales viajando semanalmente, decidió ir un paso más allá. Usaron una app de gestión de gastos (tipo Captio o Quipu) para automatizar el registro de dietas, establecer límites por ciudad y obtener estadísticas.
Esto les permitió tener control, trazabilidad y ahorro fiscal. Además, los trabajadores sabían que podían comer tranquilos y justificar sin complicaciones. Incluso usaron esos datos para negociar mejor con proveedores de viajes.
Estos ejemplos muestran que cada empresa tiene su realidad, pero que todas se benefician de tener una política clara, coherente y documentada.
Dudas más comunes sobre las dietas laborales
A continuación, respondemos a las dudas más habituales que tienen tanto empresas como trabajadores cuando se enfrentan a la gestión de dietas. Son cuestiones que suelen generar malentendidos… y que conviene tener claras desde el principio.
¿Qué pasa si el convenio no dice nada sobre dietas?
Si no hay convenio que regule las dietas, no estás obligado legalmente a pagarlas. Ahora bien, si el trabajador realiza un desplazamiento por orden de la empresa y asume gastos que no se le compensan, puede reclamar su reembolso si demuestra que eran necesarios para el desempeño de su trabajo.
Por eso, aunque no sea obligatorio, establecer una política clara y anticipada es lo más recomendable.
¿Las dietas son salario?
No. Las dietas no se consideran salario si cumplen los requisitos y límites marcados por la normativa. Eso significa que no cotizan a la Seguridad Social ni tributan en el IRPF. Pero si superas los límites, o si se abonan sin justificación, Hacienda podría considerarlas salario encubierto y exigir cotización e impuestos.
¿Puedo pagar dietas solo a algunos empleados?
Técnicamente sí, pero debes justificar muy bien los criterios. Por ejemplo, si un equipo viaja habitualmente y otro no, es lógico que reciban dietas diferentes. Pero si las diferencias no son objetivas, podrías tener problemas por trato desigual o discriminación.
¿Qué diferencia hay entre dieta y reembolso?
- Dieta: cantidad fija o límite que se abona por día, sin tener que justificar cada gasto concreto (aunque sí el desplazamiento).
- Reembolso: devolución exacta de lo que el trabajador ha gastado, previa presentación de facturas o justificantes.
Ambas son válidas, pero tienen implicaciones fiscales distintas. Las dietas suelen ser más sencillas de gestionar si se ajustan a los límites legales.
¿Qué ocurre si el trabajador no justifica bien el gasto?
La empresa puede denegar el pago de la dieta si no se entrega la documentación necesaria. Y si se ha abonado por adelantado, se puede solicitar su devolución. Además, Hacienda podría considerar ese pago como salario si no hay justificación válida.
¿Puedo establecer límites diferentes a los que marca Hacienda?
Sí, pero con matices. Puedes pagar más de lo que marca Hacienda, pero la parte que exceda los límites tributa y cotiza como si fuera salario. Si pagas menos, también puedes hacerlo, pero asegúrate de que el trabajador no esté asumiendo gastos que debería cubrir la empresa.
¿Y ahora qué? Pon orden en tus dietas laborales
Entender bien el tema de las dietas no es solo una cuestión fiscal. Es una forma de cuidar a tu equipo, evitar problemas legales y ahorrar dinero de forma inteligente.
Lo importante no es tanto si estás obligado a pagarlas, sino si sabes gestionarlas bien. Porque lo que hoy parece una pequeña duda puede convertirse en un conflicto con un trabajador… o con Hacienda.
Si aún no tienes una política clara sobre dietas en tu empresa, este es un buen momento para definirla. Puedes hacerlo tú mismo con los pasos que hemos compartido, o apoyarte en alguien que ya lo haya hecho con otras empresas.
Si quieres aplicarlo con seguridad, puedes contar con nuestros especialistas en asesoría para empresas o asesoría laboral. Revisaremos tu caso, el convenio, el contrato y diseñaremos una política ajustada a tus necesidades.
Porque al final, una buena gestión empieza por tomar decisiones bien informadas.